Procedura gestione segnalazioni di illeciti e irregolarità “Whistleblowing”

OBIETTIVI

La presente ha lo scopo di disciplinare la ricezione e il trattamento delle segnalazioni (cd. disciplina Whistleblowing), nonchè la modalità di gestione delle stesse nel rispetto della normativa vigente.

DEFINIZIONI

Con Whistleblowing si definisce una disciplina atta a contrastare e prevenire illeciti nel contesto lavorativo e a tutelare le persone che li segnalano, che possono essere: i dipendenti della Società, tirocinanti, i propri collaboratori, i dipendenti dei suoi fornitori e appaltatori, i suoi consulenti, i suoi azionisti e le persone che svolgono al suo interno funzioni di amministrazione, controllo, vigilanza o sorveglianza.

FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO

Per maggiori informazioni sulla normativa vigente in materia di Whistleblowing invitiamo a consultare il Decreto Legislativo n.24 del 10 marzo 2023 e visitare la pagina dedicata sul sito internet dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

ARGOMENTI OGGETTO DI SEGNALAZIONE E CONDIZIONE DELLA SEGNALAZIONE

Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico, dell’amministrazione pubblica o della Società.

Possono essere segnalati eventuali illeciti o violazioni quali:
. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, e procedura
aziendali;
. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
. atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Il Whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell’Ufficio del Personale.

Ragionevolezza e fondatezza sono le condizioni che devono regolare le segnalazioni: al momento della segnalazione infatti, il segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

CANALE DI SEGNALAZIONE

Le segnalazioni possono essere effettuate per iscritto, anche eventualmente in forma anonima, attraverso l’utilizzo della piattaforma online raggiungibile attraverso questo url: https://whistleblowing.santandreatm.it

CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

È necessario pertanto risultino chiare:
– le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della
segnalazione;
– la descrizione del fatto;
– le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalti.

In caso di segnalazioni infondate, fatte in malafede o con grave negligenza, la Società si riserva di agire a difesa dei propri interessi e a tutela dei soggetti lesi.

ATTIVITÀ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

Il segnalante riceverà un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dall’invio della stessa.
Il Gestore delle segnalazioni darà un corretto seguito alle segnalazioni ricevute.

Nello specifico, ricevuta la segnalazione verrà effettuato una valutazione sulla fondatatezza della stessa, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
Qualora la segnalazione abbia contenuto non circostanziato e/o non verificabile e il segnalante non fosse raggiungibile per fornire le necessarie integrazioni, il Gestore archivia la segnalazione.
Qualora il contenuto della segnalazione dovesse essere confermato il Gestore demanda la definizione degli eventuali necessari provvedimenti alle funzioni competenti.
Il segnalante riceverà riscontro sul seguito della segnalazione entro tre mesi dal ricevimento della stessa.

GARANZIA E TUTELA

Tutto il personale coinvolto a vario titolo nella gestione delle segnalazioni, È tenuto a garantire la riservatezza sull’esistenza e sul contenuto della segnalazione, nonchè sulla identità dei soggetti segnalanti (ove comunicati) e segnalati.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, qualora la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia invece fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
La Società Sant’Andrea Textile Machines S.r.l. garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante a partire dalla fase di ricezione della segnalazione, nel rispetto delle previsioni di legge.

Per le segnalazioni trasmesse attraverso la piattaforma informatica di cui al precedente punto “Canale di segnalazione”, la riservatezza della identità del segnalante (come anche del contenuto della segnalazione) È tutelata con le seguenti modalità:
– la piattaforma È rilasciata da un soggetto specializzato, terzo e indipendente rispetto alla Società Sant’Andrea Textile Machines S.r.l.;
– la piattaforma adotta la politica “no-log”, non rileva cioÈ in alcun modo, diretto o indiretto, informazioni sulle modalità di connessione (ad esempio, server, indirizzo IP, mac address), garantendo così il completo anonimato nell’accesso. Inoltre, i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso alla piattaforma (indirizzo IP), anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale o tramite link disponibile sul sito web www.santandreatm.com;
– la piattaforma garantisce elevati standard di sicurezza, impiegando algoritmi di cifratura avanzata e altri metodi di protezione da accessi non autorizzati;
– il segnalante, se lo ritiene, può indicare il proprio nominativo all’interno della sua segnalazione o decidere di rimanere anonimo Nel rispetto della Legge, la Società Sant’Andrea Textile Machines S.r.l. vieta e sanziona ogni forma di ritorsione o di discriminazione nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione (come di chiunque abbia collaborato ad accertare i fatti segnalati), a prescindere che la segnalazione si sia poi rivelata fondata o meno.
Per ritorsione si intende “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.

La Società Sant’Andrea Textile Machines S.r.l. richiede che tutti collaborino al mantenimento di un clima aziendale di reciproco rispetto e vieta atteggiamenti che possano ledere la dignità, l’onore e la reputazione di ciascuno. Le garanzie di riservatezza fissate dalla Procedura tutelano anche il segnalato. Il segnalato non verrà sanzionato disciplinarmente in mancanza di riscontri oggettivi circa la violazione segnalata, ovvero senza che si sia proceduto ad indagare i fatti oggetto di segnalazione e provveduto a contestare i relativi addebiti con le procedure di legge e/o di contratto. Il segnalato non potrà richiedere di conoscere il nominativo del segnalante, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge. A ulteriore tutela del segnalato, restano impregiudicate le azioni e facoltà consentitegli dalla legge.

SANZIONI E PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI

La Società Sant’Andrea Textile Machines S.r.l. per i propri dipendenti si riserva di adottare provvedimenti disciplinari:
– nei confronti di coloro che si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti del segnalante (o di chiunque abbia collaborato all’accertamento dei fatti oggetto di una segnalazione) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; nei confronti del segnalato, per le responsabilità accertate;
– nei confronti di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati dalla Procedura;
– nei confronti dei dipendenti, come previsto dalla legge, che abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave.

I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati, potendo giungere, per le ipotesi di maggiore gravità, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro.

Riguardo ai Terzi (es. partner, fornitori, consulenti, agenti) valgono i rimedi e le azioni di Legge.